Úklid společných prostor s.r.o.: Zaměstnanci a přefakturace

Produced with AI. This article was artificially generated. Editorial responsibility: Černošická Čistírna.

Sdílení prostor a provozních nákladů v podnikatelské praxi

V moderním podnikatelském prostředí je velmi častým modelem, kdy dvě či více právnických osob (typicky společnosti s ručením omezeným – s.r.o.) sdílí jednu administrativní budovu, provozní areál, dílnu nebo skladový komplex. Často jde o personálně či majetkově propojené společnosti (např. mateřskou a dceřinou firmu, případně dvě sesterské společnosti vlastněné stejným společníkem). V takovém uspořádání bývá z provozního i ekonomického hlediska nejvýhodnější, když úklid celého objektu zajišťuje interní personál – uklízeči zaměstnaní pouze u jedné z těchto společností.

Jakmile však zaměstnanec firmy A uklízí prostory, které užívá firma B, vzniká otázka, jakým způsobem tyto mzdové a režijní náklady správně vyúčtovat a přefakturovat. Daňová kontrola z finančního úřadu se na transakce mezi spojenými osobami zaměřuje s mimořádnou pečlivostí. Pokud není přefakturace právně a účetně bezchybně podložena, hrozí doměření daně z příjmů právnických osob, neuznání daňové uznatelnosti nákladů i sankce v oblasti daně z přidané hodnoty (DPH).

Daňová pravidla: Přefakturace mezd versus poskytnutí služby

Základním kamenem úrazu bývá pokus o „přímou přefakturaci mezd“. Podle českého pracovního práva a zákona o daních z příjmů však mzdové náklady jako takové nelze jednoduše přefakturovat bez dalšího, protože firma A není agenturou práce s povolením ke zprostředkování zaměstnání podle zákona o zaměstnanosti. Přeprodej práce cizích zaměstnanců bez licence by mohl být klasifikován jako nelegální zastřené agenturní zaměstnávání s hrozbou milionových pokut od Státního úřadu inspekce práce (SÚIP).

Správné a bezpečné řešení spočívá v tom, že firma A nefakturuje „mzdu uklízečky“, nýbrž poskytnutí komplexní úklidové služby nebo správu a údržbu společných prostor. Faktura pak zní na zdanitelné plnění – úklidové práce – jehož kalkulace sice vychází z reálně vynaložených nákladů na zaměstnance (hrubá mzda + sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem) a spotřebovanou chemii, ale právním titulem je smlouva o poskytování služeb či dohoda o úhradě společných provozních nákladů.

Legislativní požadavky na smlouvu a rozvrhové klíče

Aby byly náklady na úklid pro přijímající firmu B daňově uznatelné podle § 24 odst. 1 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, musí být splněny následující podmínky:

1. Písemná smlouva nebo dohoda o sdílení nákladů: Mezi oběma s.r.o. musí existovat platná písemná smlouva, která přesně definuje, které prostory jsou považovány za společné (např. recepce, chodby, toalety, kuchyňka, parkoviště, zasedací místnosti) a jaké konkrétní úklidové činnosti a s jakou frekvencí jsou prováděny.
2. Objektivní rozvrhový klíč: Podíl, kterým se druhá společnost podílí na úhradě nákladů, nesmí být stanoven nahodilým odhadem. Nejčastěji a nejlépe obhajitelným kritériem je poměr užívané podlahové plochy kanceláří, případně poměr počtu zaměstnanců obou firem pracujících v dané budově.
3. Průkazná kalkulace: Společnost vystavující fakturu musí být schopna finančnímu úřadu předložit interní kalkulační list, ze kterého je patrné, jak byla výsledná částka vypočtena (poměrná část odpracovaných hodin uklízeče dle docházky, odpisy úklidové techniky, spotřebovaný čisticí materiál a hygienické potřeby).

Uplatnění DPH při přefakturaci úklidu

Z pohledu zákona o DPH závisí režim fakturace na postavení obou subjektů a charakteru prostor:

• Obě s.r.o. jsou plátci DPH: Společnost poskytující službu vystavuje daňový doklad se základní sazbou 21 % DPH. Nejedná se o stavební práci, nýbrž o běžný úklid budov (CZ-CPA 81.21), takže se neuplatní režim přenesené daňové povinnosti (reverse charge). Přijímající s.r.o. si uplatní plný nárok na odpočet DPH na vstupu na řádku 40 daňového přiznání.
• Jedna ze společností je neplátce DPH: Pokud je poskytovatel neplátcem, fakturuje bez DPH. Pokud je příjemce neplátcem, poskytovatel (plátce) musí k ceně přičíst 21 % DPH, pro neplátce se tato daň stává nedaňovým finančním nákladem.
• Časová souvislost (DUZP): Datem uskutečnění zdanitelného plnění je zpravidla poslední den kalendářního měsíce, za který byl úklid realizován (dílčí plnění dle § 21 zákona o DPH).

Problematika spojených osob a převodních cen (§ 23 odst. 7 ZDP)

Pokud mají obě společnosti stejné jednatele nebo společníky, jedná se o kapitálově nebo jinak spojené osoby podle § 23 odst. 7 zákona o daních z příjmů. V takovém případě zákon přikazuje, že sjednaná cena mezi těmito subjekty se nesmí lišit od cen, které by byly sjednány mezi nezávislými osobami v běžných obchodních vztazích za stejných nebo obdobných podmínek (tzv. princip tržního odstupu – arm’s length principle):

Pokud by jedna s.r.o. fakturovala druhé firmě úklid za nápadně nízkou (např. symbolických 100 Kč) nebo naopak extrémně vysokou částku za účelem přelévání zisku do ztrátové firmy, finanční úřad upraví základ daně obou společností a doměří daň včetně penále.

Praktický příklad kalkulace a účtování

Představme si modelový případ: Společnosti Alfa s.r.o. a Beta s.r.o. sdílejí patro administrativní budovy o celkové výměře 400 m². Společné prostory (chodba, recepce, toalety, kuchyňka) tvoří 100 m². Zbývajících 300 m² tvoří kanceláře, z nichž Alfa užívá 180 m² (60 %) a Beta 120 m² (40 %).

Uklízečka je zaměstnána u firmy Alfa s.r.o. Její celkový měsíční superhrubý mzdový náklad (včetně povinných odvodů) činí 25 000 Kč. Náklady na čisticí prostředky, toaletní papír a mýdla činí 3 000 Kč měsíčně. Celkové měsíční provozní náklady na úklid jsou tedy 28 000 Kč.

Alfa s.r.o. rozvrhne náklady podle klíče podlahové plochy kanceláří (poměr 60:40). Poměrná část nákladů připadající na firmu Beta s.r.o. je 40 % z 28 000 Kč = 11 200 Kč bez DPH. Na tuto částku vystaví Alfa s.r.o. firmě Beta s.r.o. fakturu: základ daně 11 200 Kč + 21 % DPH (2 352 Kč) = celkem 13 552 Kč s DPH s popisem: „Vyúčtování podílu na zajištění úklidu a údržby společných prostor za měsíc XX/2026 dle smlouvy o sdílení nákladů“.

Často kladené otázky (FAQ)